E-Mail-Marketing ist eine effiziente Form der Kommunikation mit einer grossen Anzahl an Empfängerinnen und Empfängern. Doch eine versandte E-Mail bedeutet nicht gleich, dass sie empfangen wurde. Zunächst müssen einige Hindernisse überwunden werden, bevor die E-Mail im Posteingang des Empfängers oder der Empfängerin liegt.
Was sind Black- und Whitelists?
Die zunehmenden Schutzmassnahmen vor Spam spielen dabei eine grosse Rolle – diese bereiten auch bei seriösem E-Mail-Marketing Probleme. Doch wie kann man dafür sorgen, dass E-Mails sicher ankommen? Hier kommt das sogenannte «Black- bzw. Whitelisting» ins Spiel. Wir erklären in diesem Beitrag, wie diese Ihre Zustellungsrate der E-Mails beeinflussen.
Wie der Name schon verrät – Blacklists und Whitelists sind Listen, denen verschiedene Elemente zugeordnet werden. Auf der Whitelist landen erlaubte, sichere oder unbedenkliche Elemente. Auf der Blacklist hingegen Elemente, die als bedenklich, nicht erlaubt oder als unsicher eingestuft werden. Auf diese Listen greifen dann IT-Systeme zu.
Die Zuteilung der Elemente ist eher scharf und läuft beim Black- und Whitelisting unterschiedlich ab. Eine Blacklist besteht zum Beispiel aus Elementen (zum Beispiel E-Mails), die der E-Mail-Provider (zum Beipsiel Outlook) als unsicher einstuft. Alle Elemente, die nicht zugeordnet werden können oder teilweise auch als unbekannt eingeschätzt werden, sind als „nutzbar“ bewertet (Aber: Diese zählen deswegen nicht automatisch zu einer Whitelist). Bei einer Whitelist hingegen werden nur als vertrauenswürdig oder passend eingestufte Elemente aufgenommen. Alle anderen auch unbekannten Elemente werden als „nicht nutzbar“ eingestuft (Aber: Die „nicht nutzbaren“ gehören nicht automatisch zu einer Blacklist).
Immer mehr Unternehmen landen mittlerweile zumindest einmal auf einer Blacklist. Dabei handelt es sich mehrheitlich nicht um Vermarkterinnen und Verkmarkter, die Ihre Kundinnen und Kunden mit E-Mails bombardieren. Vielmehr versenden sie wichtige und seriöse Informationen an ein Publikum, das bereits sein Interesse an solchen E-Mails bekundet hat. Wieso stehen sie also auf einer Blacklist? Internet-Service-Provider (zum Beispiel Chrome, Outlook, Bluewin) unterliegen speziellen Algorithmen, die darauf ausgelegt sind, Spam zu erkennen. Jedoch kann es vorkommen, dass auch seriöse Absender auf die Blacklist gelangen, wenn sie neue Techniken ausprobieren oder wenn ihre Sicherheit als bedenklich eingestuft wird.
Interessant ist dabei: Es landen besonders viele Unternehmen während der Feriensaison auf einer Blacklist. Wieso? Weil dann viel häufiger E-Mails versendet werden (zum Beispiel Weihnachtsaktionen etc.) und besonders zu dieser Zeit eher auf Werbe-E-Mail-Versand gesetzt wird. Wie geht man also am besten vor?
Wie vermeiden Sie, auf einer Blacklist zu landen?
1. Bitten Sie User, Sie der Whitelist hinzuzufügen
Der beste Weg, nicht auf einer Blacklist zu landen ist es, Kundinnen und Kunden immer zu bitten, Sie auf eine Whitelist zu setzen. Wenn Kundinnen und Kunden Ihre E-Mail-Adresse zu ihrem Adressbuch hinzufügen, werden die Internet-Service-Provider Sie als persönlichen Kontakt einstufen. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass Ihre E-Mails nicht im Werbefach sondern im Haupt-Postfach landen.
2. Verwenden Sie keine Link-Kürzungen
Link-Kürzungen von Buffer, bit.ly oder weitere sind sicher sehr nützlich, weil sie endlos lange URLs in nur wenigen Zeichen verkürzen. Der Nachteil: Durch kurze Links ist die Wahrscheinlichkeit höher, auf einer Blacklist zu landen. Verkürzte Links werden mehrheitlich oder typischerweise in Spam-Nachrichten “versteckt”, um schädliche Inhalte nicht sofort sichtbar zu machen. Zwar werden Sie nicht immer aufgrund kurzer Links auf einer Blacklist landen, jedoch ist es bestimmt sicherer, solche Kürzungen in Mails zu vermeiden.
3. Abmeldungen verwalten
Das regelmässige Verwalten Ihrer Kontaktliste ist einer der wichtigsten Punkte, um sicherzustellen, dass sie aktuell ist und dass alle Kundinnen und Kunden, die sich aus Ihrer E-Mail-Liste ausgetragen haben, aus dieser Liste entfernt werden. Es beeinflusst Ihre Glaubwürdigkeit, wenn Sie Kunden weiterhin E-Mails senden, die keine Werbung mehr wünschen oder nicht mehr in einem Unternehmen tätig sind. Also Schluss damit – behalten Sie die Kontaktliste immer aktuell und kontrollieren Sie ältere Adressen. Falls auf mehrere Adressdatenbanken zugegriffen wird, sollten diese regelmässig synchronisiert werden, um alle Zustellfehler und Abmeldungen zu berücksichtigen.
4. Blacklist-Status überwachen
Wichtig ist es ausserdem, regelmässig Ihren Blacklist-Status zu überwachen. Wir empfehlen ungefähr einmal wöchentlich ihre IP-Adresse überprüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass Sie auf keiner Blacklist stehen. Die eigene Reputation sollte konstant überprüft werden. Auch wenn Sie sich sicher sind, nicht gegen Richtlinien verstossen zu haben, sollten Sie regelmässig prüfen, ob die IP-Adressen Ihres Servers auf einer Blacklist steht. Neu angemietete Adressen sind augenblicklich zu überprüfen. Ebenfalls sollten dynamische IP-Adressen (sich stets ändernde IP-Adressen) als Versandpunkt vermieden werden.
5. Lesen Sie aktuellste Spam-News
Weil Spam-Senderinnen und -Sender ständig versuchen, Techniken weiterzuentwickeln, werden die Algorithmen immer wieder angepasst und verbessert, um den Spammern entgegenzuwirken. Leider wissen wir nur in begrenztem Masse, nach welchen Kriterien diese Algorithmen funktionieren. Was wir allerdings tun können, ist, uns regelmässig über aktuelle Trends in Sachen Spam und Sicherheitsangelegenheiten zu informieren.
Fazit
Sehr oft ist die Reputation eines Senders oder einer Senderin die Hauptsache zu einer Verbesserung der Zustellungsrate. Unternehmen können hier entweder auf spezialisierte Versanddienstleister zurückgreifen, welche die Massnahmen zur Zustellsicherung umsetzen oder sich selbst um den Aufbau einer Versand-Reputation bemühen. Mailweaver unterstützt als Schweizer Spezialanbieter für Software im Bereich E-Mail- Marketing und Marketing Automation Unternehmen bei beiden Wegen. Das konsequente Pflegen und Aktualisieren der Kundenliste, der direkte Kontakt zu Providern sowie die Zertifizierung und Mitgliedschaft in internationalen Whitelists gewährleisten eine maximale Reputation und Zustellsicherung.
